Personuppgifter hos Kvarken Ports - Integritetspolicy - GDPR

Dataskyddsförordningen (GDPR, General Data Protection Regulation 2016/679/EC) reglerar hur vi får behandla dina personuppgifter. Det är viktigt för oss att du är medveten om hur vi samlar in, använder och skyddar din personliga information.

Personuppgiftsansvariga

Vi på Kvarken Ports värnar om din personliga integritet och dina personuppgifter. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd och följer de gällande lagar och branschregler som finns för att skydda privatpersoners integritet och rättigheter.

Kvarken Ports är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Vi ansvarar för dina uppgifter (t ex namn samt övriga kontaktuppgifter) och hanterar dem enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Insamling av personuppgifter

När du är i kontakt med oss kan du komma att lämna information till oss om dig själv eller din verksamhet som anses utgöra personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen, till exempel om du tecknar avtal med oss för hyror/tjänster med mera, eller genom kommunikation med oss via brev, e-post, telefonsamtal eller sociala medier.

Information som vi samlar in i samband med ovan aktiviteter kan bland annat innehålla ditt namn, faktureringsadress och fastighetsadress, kontaktinformation, all nödvändig information för fakturering och eventuella ytterligare uppgifter du ger oss.

Vad vi använder dina personuppgifter till (ändamål/syfte)

Generellt sett behandlar (t ex registrerar och lagrar) vi de uppgifter som du lämnat till oss om de är relevanta för att vi ska kunna fullgöra, förbättra och anpassa våra åtaganden och tjänster eller för att kunna kommunicera med dig via brev eller e-post.

Exempel på hur dina personuppgifter kan komma att användas (om tillämpligt):

  • För att registrera ditt företag eller dig som kund.
  • För förberedelse eller administration av de tjänster/leveranser ert företag begär eller som vi ingått avtal med ert företag om, samt aktivera och utföra fakturering.
  • För att kommunicera med ert företag via olika kanaler, så att vi kan skicka tjänstrelaterade meddelanden, driftinformation, bekräftelser och uppdateringar.
  • För viss statistik (så som statistik till SCB, Statistiska Centralbyrån)
  • För att bearbeta jobbansökningar när du ansökt eller skickat in en intresseanmälan.

Kontakt med oss via sociala medier

Om du kontaktar oss via Facebook eller LinkedIn, överförs information och personuppgifter alltid till tredje part (det vill säga företaget/organisationen som driver det sociala mediet).

Vi kan tyvärr inte reglera detta, om du inte vill att tredje part ska samla in informationen du skickar till oss rekommenderar vi att du istället kontaktar oss via e-post eller telefon.

Hur vi hanterar ditt personnummer

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med

Personuppgifter kan komma att överlämnas till samarbetspartner (exempelvis tjänsteleverantörer), om det krävs för att utföra det uppdrag som berörd person har begärt. Detta kan vara nödvändigt i samband med att en tjänst levereras från oss. Ytterligare exempel på detta är IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Om sådant överlämnande av uppgifter sker till någon som biträder oss (personuppgiftsbiträde) lämnar Kvarken Ports instruktioner om hur den mottagande parten ska behandla personuppgifterna och om sekretess. Om dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det mottagande företagets integritetspolicy.

Personuppgifter lämnas inte till bolag i länder utanför EU eller EES. Om så ändå sker lovar vi dig att vi kommer att vidta alla rimliga juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att se till att dina data behandlas på ett säkert sätt.

Tillgång till dina personuppgifter och information

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi har om dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna i form av ett registerutdrag. Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person. Ett sådant registerutdrag får du normalt inom en månad efter att vi har mottagit din förfrågan.

När du lämnar uppgifter till oss har du rätt att få information om att vi behandlar dina personuppgifter och varför vi gör detta. Kontakta gärna oss om du inte tycker att du har fått tillräcklig information.

Säkerhet

Kvarken Ports använder säkra IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom otillåten användning, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Hur länge behåller vi dina personuppgifter

Vi håller dina uppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla våra avtalsförpliktelser gentemot kunder/leverantörer och enligt lagstadgade lagringsperioder för respektive ändamål. Dessa skyldigheter kommer t ex från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning och arkivlagen, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk i dessa domar.

Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på vår webbplats. Vår hantering av personuppgifter kan t ex komma att ändras om lagstiftningen förändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Kontakta oss vid frågor om dataskydd

Kvarken Ports gör allt för att säkerställa att all data vi behandlar är korrekt. Detta gäller naturligtvis också för all personlig information vi behandlar. Du har rätt att begära ett registerutdrag och i viss mån begära radering eller begränsning av dina personuppgifter. Observera dock att vissa lagliga skyldigheter kan hindra oss från att radera samtliga delar av dina personuppgifter. För att skydda din integritet och dina personuppgifter kan vi komma att kräva att du identifierar dig i anslutning till vår assistans.

Enligt dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen, kontakta: datainspektionen@datainspektionen.se

Mer information om gällande dataskyddslagstiftning finns på www.datainspektionen.se

Kontaktuppgifter Dataskyddsombud:
Anna-Lena Ahlmark

Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om integritet och dataskydd:

E-post: umea@kvarkenports.com
Telefon 090-16 32 80.

MAP UMEÅ

MAP VASA

Kvarken Ports Ltd - The Ports of Umeå and Vaasa

Follow us